Wir bauen die Infrastruktur, Schnittstellen und Custom-Software, mit der dein Operations-Team statt Brände zu löschen wieder mit Gästen spricht — und 200 Apartments pro Schicht handhabt.
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Drei Probleme tauchen bei jedem Betreiber zwischen 30 und 500 Einheiten auf. Nicht eines davon löst dein PMS allein.
PMS, Channel Manager, Smart-Lock, Reinigungs-App, Bewertungs-Tool, drei Excel-Tabellen. Jedes Tool zwingt dir seinen Workflow auf. Neue Mitarbeiter brauchen Wochen, bis sie durchblicken — und blicken dann immer noch nicht.
Ohne sauberes System fällt etwas durchs Raster. Reinigung übersehen. Sonderwunsch nicht weitergegeben. Gast wartet 4 Stunden auf eine Antwort, die in 15 Minuten hätte kommen müssen. Das landet alles in der Bewertung.
Operations-Manager sind ausgelastet mit Excel und Brände-Löschen. Niemand telefoniert mit Gästen, niemand pflegt das CRM, niemand fragt nach einer Bewertung. Der wahre Hebel bleibt liegen.
Keine Beratungspakete, keine Slides. Wir konsolidieren deinen Tech-Stack, ersetzen monatliche SaaS-Kosten durch Software, die dir gehört, und automatisieren genau die Prozesse, die dein Team heute manuell erschöpfen.
Wir analysieren deinen aktuellen Tech-Stack und bauen ein System, das zu deinem Unternehmen, deinen Mitarbeitern und deinen Apartments passt. Schmal, wartbar, mit Videokursen erklärt — sodass auch neue Mitarbeiter es in Tagen statt Wochen verstehen.
PMS ↔ Channel Manager ↔ Smart-Lock ↔ CRM ↔ Buchhaltung. Wir konfigurieren saubere APIs zwischen deinen Tools, sodass Daten nicht doppelt eingepflegt und nichts mehr vergessen wird.
Wir ersetzen monatliche SaaS-Abos durch maßgeschneiderte Apps — einmal gebaut, dauerhaft im Besitz. Die Software passt sich an dein Unternehmen an, nicht umgekehrt. Kein Vendor Lock-in, keine endlosen Abos.
Eigentümerabrechnung, Rechnungserstellung, Reinigungskoordination, Onboarding neuer Apartments. Die Aufgaben, die kein Mensch braucht — vollautomatisch. So hat dein Team Zeit für die Dinge, die wirklich Geld bringen.
Wir bauen KI-Agenten, die Buchungsanfragen lesen, das PMS prüfen, ein Angebot rausschicken und bei Buchung die Rechnung erstellen. Oder Gäste-Kommunikation übernehmen — soweit du willst, mit den Antwortgrenzen, die du definierst. Du behältst die Kontrolle, die KI macht den Rest.
Nicht hypothetisch. Nicht "in Planung". Drei Workflows, die wir live im Einsatz haben — und die nach 4 Wochen messbar Umsatz und Bewertung verbessern.
Eine Mail oder WhatsApp-Nachricht kommt rein. Die KI erkennt: Buchungsanfrage. Liest Datum und Personenzahl, prüft im PMS auf Verfügbarkeit, schickt ein Angebot — und bei Bestätigung Rechnung plus Eintrag im PMS.
WLAN-Frage, Anreise-Frage, Hausordnung — KI antwortet in Minuten. Beschwerden, Sonderwünsche, alles Wichtige — landet sofort beim Team. Du bestimmst, was die KI darf und was nicht.
Nacht nach dem Checkout frei? Die KI bietet dem Gast eine Verlängerung mit Rabatt an. Nacht vor Check-in frei? Early Check-in. Kontextbewusst, automatisch, mit messbarem Zusatzumsatz pro Buchung.
Keine durchschnittlichen Zahlen. Konkrete Kunden, konkrete Stunden, konkrete Ergebnisse — von der ersten Architektur bis zum laufenden System.
Vorher: Alle 14 Tage 8 Stunden Excel — Buchungen sammeln, Auszahlungen abgleichen, Managementgebühr abziehen, PDFs schreiben, Mails versenden. Nachher: Eine Custom-App, die jeden 1. um 06:00 läuft, alle Eigentümer-Reports erstellt und automatisch verschickt.
Meldescheine, Ortstaxe, Upsells, Welcome Journey. Die teure SaaS-Lösung haben wir durch eine Custom-App ersetzt — auf Brand und Bedürfnisse zugeschnitten, mit KI-Upsells, dauerhaft im Besitz.
Reinigungskoordination automatisiert, KI für 70 % der Gästekommunikation. Operations-Manager haben wieder Zeit, Gäste anzurufen und nach Bewertungen zu fragen — der wahre Hebel.
Self-Service-Rechnung mit dynamischer Konfiguration. Gäste erstellen ihre Rechnung selbst, mit den Daten, die sie brauchen. Wir haben mit dem Prozess nichts mehr zu tun.
Inserieren, im PMS anlegen, Bilder, Einstellungen — den Großteil macht jetzt KI plus Automatisierung. Nur ein kleiner Rest ist Hand-Arbeit. Pro Apartment sparst du 2,5 Stunden — bei 50 neuen Einheiten sind das eine ganze Arbeitswoche.
Wir setzen die Standardannahmen aus unserer Praxis ein. Schiebe die Regler — und siehst direkt, was bei deinem Setup pro Jahr drin ist.
Wir sind selbst Apartmentbetreiber. Das heißt: wir kommen mit Vorwissen rein und brauchen wenig deiner Zeit. Du beschreibst, wir bauen.
30 Minuten. Wir hören uns deine Situation an, geben direkt Tipps und sagen ehrlich, ob wir helfen können.
30 Min · kostenlosWir analysieren deinen Tech-Stack, deine Prozesse, deine Pain Points. Wo ist der größte Hebel?
1–2 SessionsAutomatisierungen, KI-Agenten, Custom-Software. Spezifisch nach Plan, in 2–10 Wochen.
2–10 WochenVideokurse in deiner Learning Suite. Neue Mitarbeiter lernen das System aus der Konserve, nicht von dir.
Async · auf KnopfdruckWir begleiten dich live durch den Rollout. Bugs gehen direkt zu uns — nicht zu deinem Team.
Begleitung 2–4 Wo.Wir verbessern das System mit der Praxis. Reaktion innerhalb kürzester Zeit, falls etwas hakt.
Laufend · RetainerHost Automation ist seit acht Monaten im Markt — gegründet von zwei Apartmentbetreibern und einem 18-Jahre-Unternehmer. Was wir bauen, läuft zuerst bei uns. Erst dann bei unseren Kunden.
Vortrag · gastgeben.de · Hendrik Kuhlmann
Talk · Automatisierung in der Kurzzeitvermietung
Apartmentbetreiber seit zwei Jahren (ELA Apartments, 26 Einheiten). Im Erstgespräch mit dir, gibt die Struktur jeder Lösung vor und kennt die Probleme aus erster Hand — weil sie auch seine sind.
Baut die Software. Custom-Apps, KI-Agenten, Automatisierungen — von der ersten Architektur bis zum Go-Live. Der technische Kopf hinter jedem Workflow, den du auf dieser Seite gesehen hast.
Wir gehen nur in die Zusammenarbeit, wenn wir einen klaren ROI sehen. Entweder Kosten senken oder Umsatz steigern — am besten beides. In 95 % der Fälle bei Betreibern ab 10 Einheiten ist das gegeben.
Konkret: Bei 50 Apartments und einer Stunde manueller Arbeit pro Apartment pro Woche, bei 30 € pro Stunde, sind das 6.000 € pro Monat allein an Personal-Zeit. Eine Automatisierung, die diesen Aufwand halbiert, hat sich in unter 6 Monaten bezahlt.
Genau deshalb bist du hier. Weil wir selbst in der Branche sind und nur Kurzzeitvermietung machen, brauchen wir wenig Rückfragen. Wir kennen Apaleo, Guesty, Smoobu, Hostaway aus erster Hand. Wir wissen, was eine Eigentümer-Abrechnung enthält und wie eine saubere Reinigungs-Route aussieht.
Konkret: Wir brauchen typischerweise 2–3 Sessions à 60 Min mit dir. Den Rest bauen wir.
Kein PMS bildet alle deine Prozesse perfekt ab. Eigentümer-Abrechnung, Reinigungs-Koordination zwischen Standorten, KI-Gästekommunikation, Custom Guest Journey, Buchungs-KI für Anfragen außerhalb der OTAs — das sind alles Lücken, die dein PMS nicht schließt.
Genau diese Lücken füllen wir — mit Schnittstellen, Automatisierungen oder Custom-Apps, die mit deinem PMS sprechen, statt es zu ersetzen.
Nein. Du definierst die Grenzen. Wenn die KI nur WLAN, Anreise und Hausordnung beantworten soll — fertig. Alles andere geht zu deinem Team. Wenn sie mehr darf, mehr.
Wir konfigurieren Ton, Eskalationsregeln und genaue Themen. Du siehst jede Konversation und kannst eingreifen.
Untergrenze: ab ca. 10 Einheiten. Sweet Spot: 50–200 Einheiten. Über 200 ist es nochmal lohnender — wir arbeiten auch mit Betreibern, die 500 Apartments haben.
Unter 10 Einheiten lohnt sich der Setup-Aufwand für beide Seiten meistens nicht. Das sagen wir auch direkt im Erstgespräch — wir disqualifizieren lieber, als ein Projekt anzunehmen, in dem niemand happy wird.
Zapier und Make sind super für kleine Use Cases. Aber genau die Workflows, die richtig Geld sparen — Eigentümerabrechnung, Onboarding-Pipelines, KI-Buchungs-Agent — sind zu komplex für No-Code. Da brauchst du sauberen Code, sauberes Error-Handling und Testbarkeit.
Wir nutzen n8n und Make, wo es passt. Und Custom-Code, wo es zählt.
Du beschreibst dein Setup. Wir sagen dir, wo der größte Hebel liegt — und ob wir dafür die Richtigen sind. Wenn nicht, sagen wir es direkt.
Erstgespräch vereinbaren →